Để cá nhận hóa email chúng ta có thể dùng chức năng Mail Merge trong Microsoft Word.

Tính năng này cho phép giáo viên gửi thư / email tự động phục vụ việc mời họp phụ huynh/thông báo đến phụ huynh và học sinh, …

Đầu tiên chúng ta cần chuẩn bị nội dung thư trên Microsoft Word và lựa chọn “Mailings

Lựa chọn “Start Mail Merge

Lựa chọn “Step-Step Mail Merge Wizard

Chúng ta cũng cần chuẩn bị một file Excel có nội dung tương ứng để trộn với văn bản Word.

Lưu lại và lưu ý: Trong file excel cần có cột Email để chức năng trộn thư có thể gửi đến người nhận qua Microsoft Outlook

Chọn kiểu tài liệu là “E-mail message” và lựa chọn “Next: Starting document

Chọn “Use the current document” và lựa chọn “Next: Select recipients

Lựa chọn “Browse…

Lựa chọn thư mục chứa file Excel dữ liệu dùng để trộn với văn bản Word

Lựa chọn file và “Open

Lựa chọn sheet dữ liệu tương ứng (Ví dụ: Tài khoản Office 365) và click “Ok

Xem trước dữ liệu trộn thư và lựa chọn “Ok

Lựa chọn “Next: Write your e-mail message

Bôi đen phần văn bản trên Word (dùng để trộn) và lựa chọn “More Items…

Lựa chọn thông tin tương ứng để “Insert

Sau khi chèn xong các trường thông tin lựa chọn “Next: Preview your e-mail message

Lựa chọn “Next: Complete the merge

Lựa chọn “Electronic Mail…

Điền Subject line: (Ví dụ: Thông tin tài khoản Office 365) và lựa chọn gửi tới (To): (Ví dụ: là cột Email trong File Excel) rồi click “Ok

Lưu ý: Email gửi cần đúng tránh trường hợp lỗi, không gửi được

Các email sẽ được gửi tự động từ “Microsoft Outlook

Nội dung email gửi tự động bằng Mail Merge

Xem thêm: Trộn văn bản tài liệu Word với hình ảnh để cá nhân hóa Giấy khen dành cho cấp học Mầm non